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        市场动态

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        你的办公室数位化程度有几分?

        企业为了降低成本,提升效率,并且因应资讯环境的改变,进而追求数位化,高谈濶论了数十年,真正落实的有几家? 据2015年一份研究报告显示,34%的受访者承认他们的办公空间仍然堆满了纸张,只有16%真正做到桌面或办公空间高度无纸化。

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        许多企业的核心工作流程?#23478;?#20840;面数位化,例如我们习惯将表单或文件资料扫描到ECM (Enterprise Content Management)或BPM (Business Process Management)系?#24120;?#20381;照标准流程进行单据核销、贷款申请、付款作业等,这些我们统称为後端(勤)系统(Back Office);近年随着科技进步,而兴起的CRM、线上服务平台(Front Desk)或其他网际网路服务等的前端系统(Front Office),也对企业在面对一线客户上,发挥了提高生产力的功效。

         

        但回归到专案管理、人力资源管理、产品及服务研发、物流管理或商业决策等工作,这些数位化流程往往无法发挥预期效益。尽管现在的文件几乎?#23478;?#32463;是透过数位方式产生,但在文件使用的过程中,往往会再产生出纸本。个人或是工作流程的使用现实?#20808;允且?#32440;本为基础,追求全面的无纸化流程固然不见得是一个必要的诉求,但往往都存在优化的可能性。要进一步提升文件数位化的效益,可?#28304;?#20197;下几点着手:

         

        *   观察企?#30340;?#37096;使用者如?#38382;?#29992;软硬体,如何真正改善了工作效率。?#25215;?#32454;微的工作?#26041;?#34429;然不至於影响公司主要的工作流程,但却是使用者每天会碰到的,要特别留意观察。

        *   如果办公?#39029;?#26021;了过多的纸张,检视事务设备的扫描功能是否已被充份运用,使用者对扫描功能的操作是否熟悉,是否有能力将文件扫描到正确的储存位置及工作流程内。

        *   将无纸化工作流程及电子文件归档列为全体员工或是部门的目标。

        * ? 针对现有的ECM或BPM产品,分析哪些功能常被哪些部门或哪个专案使用。特别注意行动存取及签核应用,以及对第三方整合的支援程度。

        * ? 检视ECM的政策及使用准则,以及针对?#38470;?#21450;现有员工提供了哪些教育训练。尝试导入分层管理的内容管理政策。

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        了解更多>进出口报关?#31561;?#20309;做到文件数位化

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